¿Organizas un evento único o de forma periódica? Pues ya que has decidido invertir en su celebración, deberías aprovechar el “momentum” que te ofrece el evento para rentabilizar al máximo la presencia mediática a tu favor: antes del evento, durante el evento y después de celebrado el evento.

Antes del evento

Ya sea porque celebras un seminario profesional, unas jornadas o un congreso, tu principal objetivo es conseguir la máxima asistencia posible de tus clientes, tus colegiados, tus asociados… Un objetivo secundario, y no menos importante, es seguir lanzando el mensaje a la sociedad de que tu organización sigue en la brecha y de su compromiso con seguir prestando un servicio de calidad creciente…

El primer paso consiste en explicar qué evento vas a celebrar y su fecha de celebración. Cuando tu evento es periódico (evento anual, congreso o jornadas semestrales, etc.) esta primera comunicación también es necesaria, aunque sea más simple conseguir la respuesta de tus asistentes porque “ya cuentan con el evento cada cierto tiempo”.

• Emplea comunicados de prensa dirigidos a medios especializados de tu sector de actividad y generalistas para indicar al mercado y a la sociedad en su conjunto la fecha seleccionada para el evento para darla a conocer. Utiliza también tu web y redes sociales para “mover” la noticia.
   
• Contacta con tus asistentes potenciales y convócales al evento: emaling, nota en vuestras comunicaciones comerciales periódicas, recordatorios en newsletters, etc. comentarios en vuestras reuniones comerciales, eco de la convocatoria en redes sociales… Usa todos tus canales habituales. Si la reunión es anual, la antelación de la convocatoria debe permitir asegurar que se informa suficientemente a todos los potenciales asistentes y que se les recuerde el evento en más de una ocasión (incluyendo pocos días antes de celebrarse el evento).
   
• Utiliza un banner en tu web que indique el tiempo restante hasta la finalización del evento (tienes múltiples opciones. pregunta a tu navegador cómo hacerlo: https://countingdownto.com/es; http://online-countdown.es.downloadastro.com/tools/)

Durante el evento

• Emite comunicados de prensa si vas a presentar resultados, productos para la próxima anualidad, etc. Comunica el suceso más relevante. Recuerda a tu sector económico que el evento está en ejecución.
   
• Insta a que los asistentes comenten en twitter todo aquello que les parezca destacable: las ponencias, conclusiones, lanzamientos, etc. Esta acción te dará relevancia en redes sociales gracias a la viralidad.
   
• Remite notas de prensa a los medios especializados de tu sector comunicando los hitos alcanzados en cada jornada: reuniones clave, declaraciones destacadas, presentaciones importantes.
   
• Registra declaraciones de los intervinientes (invitados y participantes), actividades de los participantes, las jornadas y seminarios celebrados.. Documentando todo lo que realices podrás emplear los materiales cuando el evento haya concluido: fotografías, entrevistas en video, noticia en video todo las actividades, etc.

Después del evento

Como has documentado toda la actividad del evento:

• Publica en tu espacio web imágenes y videos de la jornada y crea un espacio web específico donde publicar todas las imágenes del evento. Acto seguido explica a todos tus contactos cómo acceder y que ya están disponibles.
   
• Prepara una newsletter especial para agradecer la asistencia a los participantes que y envíala a todos tus contactos/socios/asociados. De esta forma, todos los que no pudieron asistir podrán valorar las ventajas de asistir la próxima vez.
   
• Envía tu nota de prensa sobre la finalización del evento comentando las grandes cifras generadas: asistencia, jornadas, participación en los diferentes actos, etc.

La comunicación es esencial para rentabilizar mediáticamente tu evento. Tienes que aprovechar esta inversión de recursos para seguir llegando a tus clientes y explicarles cómo les añades valor participando en sus proyectos. Es una ocasión que debes aprovechar.

En Amaseme podemos aplicar nuestra experiencia dando soporte a la realización de eventos. Contacta con nosotros.