Una organización puede tener necesidades de presentación muy diferentes, pero sólo tiene una única imagen corporativa que gestionar. Y aunque las presentaciones frente a interlocutores muy diferentes plantean distintas necesidades de expresión, es imprescindible coordinar la creación de presentaciones para que cada empleado de cada departamento colabore a construir la imagen corporativa de la organización de forma adecuada.
Un sistema de presentaciones powerpoint establece tanto el material, como las reglas básicas que van a gobernar la creación de las presentaciones powerpoint de tu organización (si eres un profesional liberal, los principios vas a poder adaptarlos a tu despacho profesional o incluso a tu marca personal).
Por último, para que el sistema de presentaciones sea efectivo una vez creado, deberá ser seguido de forma consistente por todos los integrantes de la organización. Sin excepción.
Desarrollo del sistema de presentación powerpoint
A. Crea la base del sistema
- Crea una plantilla de presentación desde cero. Desarrollar una base de presentación singular, que identifique a tu organización entre el resto de sus colegas de sector es fundamental. Para ello, en la diapositiva base tienes que ubicar:
- tu logo corporativo,
- el número de la página,
- el título de la presentación
- y el título de la diapositiva.
- también puedes incorporar algún elemento gráfico decorativo, definir espacio para imágenes complementarias, etc.
El resto del espacio disponible es para contenido de tipo diverso (desde texto a gráficos, pasando por tablas de datos, etc.).
- Decide el diseño de cada página, respetando el manual de identidad gráfica (nueva noticia) de tu organización al elegir tipos de letras, colores corporativos y de refuerzo, política de utilización de imágenes y cliparts (link a noticia) etc.
- Define tipos de páginas que necesitarás. Powerpoint te ofrece un conjunto de diapositivas base para que te sirvan de guía. Generalmente necesitarás:
- portada
- índice
- separador
- textos
- infografías
- gráficos diversos
- tablas
- contraportada
B. Crea las presentaciones que forman el sistema y la dinámica de uso
Una vez cerrada la plantilla de powerpoint, tendrás que construir las presentaciones que integran el sistema:
- presentación corporativa: define cuántas diapositivas crear de acuerdo con la informacion que debas mostrar (desde la historia de tu empresa hasta la organización territorial, unidades de negocio, cifras de actividad, etc.). Piensa en crear una versión resumida para incorporarla en las presentaciones comerciales (de unidad de negocio/departamento o de producto) para mantener siempre informado al cliente de todos los servicios/productos que le puedes ofrecer.(link a la página web correspondiente)
- presentación de cada departamento/unidad de negocio
- presentación de cada producto/servicio
El sistema de presentaciones powerpoint debe ser un recurso compartido de comunicación dentro de tu organización. Debes almacenarlo en un lugar común de la red informática de la organización para permitir el libre acceso de todos sus miembros.
Da formato a todos tus documentos de uso habitual
- El tiempo que emplees en adaptar el formato de todas las presentaciones habituales al nuevo sistema de presentaciones será una buena inversión. Una vez actualizados y subidos al repositorio común los documentos, recuerda a la organización que los únicos documentos autorizados para su uso son los que allí encontrarán, invitándoles a que te remitan todo aquel documento de uso habitual que no encuentren.
- Mantén siempre actualizada la información. Es importante sobretodo en lo que respecta a la información corporativa y comunicar que está disponible la última versión oficial vital si quieres que los usuarios no usen info obsoleta.
El día a día en tu organización
Cuando el sistema de presentaciones se conozca, todos los documentos se hayan adaptado a él y los usuarios lo apliquen habrás llegado a tu Shangril-la. Mientras tanto, sería interesante revisar las presentaciones antes de que salgan hacia los clientes para evitar que el “copy-paste” genere un uso inadecuado de tu identidad corporativa.
En Amaseme tenemos mucha experiencia desarrollando sistemas de presentaciones powerpoint. Contacta con nosotros. Sabemos cómo ayudarte.
